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La dématérialisation des processus RH en entreprise

Depuis une dizaine d’années, la dématérialisation est devenue une réalité pour bon nombre d’entreprises au quotidien. L’objectif est toujours le même : automatiser des tâches jusqu’alors traitées de façon manuelle pour gagner du temps car comme nous le savons tous, le temps c’est de l’argent !

L’équation est simple pour une entreprise : pourquoi perdre du temps à traiter de façon manuelle des choses qui peuvent l’être de façon complètement automatisée ? Il n’y a aucune justification économique et bien souvent les freins internes face à la dématérialisation sont plutôt liés à la peur du changement. Aussi, il convient de former, rassurer et surtout impliquer les différentes parties prenantes dans un tel projet afin d’assurer son succès.

Quels processus peut-on dématérialiser ?

Au niveau des ressources humaines, un très grand nombre de processus peuvent être dématérialisés pour créer un véritable intranet RH. En fait, tout ce qui fonctionnait avant avec des formulaires papiers peut être aujourd’hui dématérialisé.

Voici quelques exemples de processus RH dématérialisables :

  • La gestion des congés
  • La gestion du temps de travail et des heures supplémentaires
  • La gestion du dossier du personnel
  • La gestion des notes de frais
  • Les feuilles de paie

Combien coûte la dématérialisation ?

Suivant la complexité du processus à dématérialiser, la taille et les spécificités de l’entreprise, le coût d’une dématérialisation peut varier entre quelques centaines d’euros et plusieurs dizaines de milliers d’euros par an. Cependant, il faut toujours mettre les coûts en face des économies réalisées grâce aux gains de productivité mais aussi à la réduction des erreurs liées au traitement manuel. Ces gains sont le plus souvent très supérieurs aux coûts et c’est pour cela que de plus en plus d’entreprises ont pris le chemin de la dématérialisation.

Faire soi-même ou sous-traiter ?

Quand on se pose la question de dématérialiser tel ou tel processus, on s’interroge souvent sur la bonne façon de mener à bien un tel projet. En effet, la complexité peut être grande avec un certain nombre de variables et de spécificités à prendre ne compte. Les solutions disponibles sur le marché ne sont pas toujours en mesure de répondre aux besoins particuliers de chaque entreprise. Pour autant, réinventer la roue est la plupart du temps une très mauvaise idée. En effet, outre le coût de développement initial, le coût de maintenance d’une solution maison peut être prohibitif. Il est donc préférable de trouver une solution sur le marché dont les coûts de développement sont amortis entre plusieurs clients.

Avec l’avènement d’internet, un très grand nombre d’éditeurs de logiciels offrent leur solution en mode SaaS (Software as a Service). Il s’agit d’une formule où le client loue un service logiciel. Il n’achète pas de licence, il paye simplement un abonnement mensuel ou annuel pour pouvoir utiliser un service logiciel. Cela permet de lisser les coûts dans le temps mais aussi de laisser le fournisseur gérer toute la partie technique qui peut parfois être particulièrement complexe. Ainsi le client peut se concentrer sur son cœur de métier qui n’a souvent rien à voir avec ça.

Comment trouver le bon fournisseur ?

Il existe de très nombreux éditeurs de logiciels. Les tarifs varient parfois avec un facteur allant de 1 à 10 suivant la taille de l’entreprise et le périmètre fonctionnel couvert par la solution. Pour bien choisir, il faut évaluer les points suivants :

  • Quels sont les coûts liés à la solution (mise en œuvre, formation, maintenance) ?
  • Est-ce que la solution est simple à prendre en main ?
  • Est-ce que la solution répond à mes besoins spécifiques ?
  • Quels sont les coûts et les délais de développement si j’ai un besoin supplémentaire ?

Trouver le bon éditeur n’est pas chose facile. Certains proposent des modules séparés pour répondre à des besoins très spécifiques, d’autres proposent des solutions complètes. Il faut trouver celle qui répond à nos besoins et surtout sera adoptée par nos employés sans trop de difficultés ou de résistance au changement!

Post Author: Josselin - Info Digitale

Entrepreneur depuis 2014 et passionné par le SEO, les nouvelles technologies et l'informatique en général.

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